La mayoría de los empresarios saben que el buen funcionamiento de una empresa depende, en buena medida, del equilibrio entre lo que cobra y lo que paga. Cuando este equilibrio se rompe, lo primero que se resiente es la tesorería, de modo que podemos encontrarnos en la situación de que una empresa sea rentable sobre el papel y, a la vez, no tenga liquidez para atender sus pagos. Si la falta de liquidez se vuelve persistente, la empresa puede llegar a una situación de insolvencia, con la posible concurrencia de la obligación de solicitar el concurso de acreedores y con riesgos directos para el administrador.
Por ello es esencial tener un buen control tanto de lo que la empresa tiene que cobrar como de lo que tiene que pagar, de modo que en este artículo haremos referencia a algunos elementos básicos que pueden ayudar a llevar a cabo dicho control de una manera más eficaz.
1.Cobrar a tiempo: por qué el control de la morosidad es clave para la empresa y para el administrador
Una factura que no se cobra no es solo un agujero en la tesorería: es un derecho que puede prescribir, un IVA adelantado a Hacienda que se puede llegar a perder y, a veces, el primer paso hacia un riesgo personal para el administrador.
En la práctica, muchos impagos se dejan estar para no tensar la relación con el cliente o porque «siempre ha acabado pagando», o, incluso, para no invertir más tiempo y recursos en reclamar importes de poca entidad. Pero lo cierto es que todo suma y, más a menudo de lo que querríamos, los deudores no se esfuerzan en pagar si no se les reclama formalmente la deuda. Además, el paso del tiempo juega siempre a favor del deudor.
El tiempo juega en contra: la prescripción
La primera regla para aplicar es no dejar pasar el tiempo sin hacer una reclamación formal de la deuda, puesto que el derecho a reclamar está sujeto a unos plazos, transcurridos los cuales se produce la prescripción y ya no se podrá reclamar.
En Cataluña, el Código Civil catalán fija un plazo general de 10 años para la reclamación de los derechos derivados de una relación contractual, pero hay obligaciones que prescriben en solo 3 años:
- Los pagos periódicos que deben hacerse por años o por plazos más breves (cuotas, alquileres, suministros).
- La remuneración por servicios prestados y por obras ejecutadas.
- El cobro del precio en las ventas al consumo.
- Las reclamaciones por daños no derivados de un contrato.
Fuera de Cataluña se aplica el Código Civil estatal, con plazos diferentes; por ello hay que tener presente qué normativa resulta aplicable en las relaciones contractuales que mantenemos con nuestros clientes, para poder aplicar correctamente los plazos de prescripción.
Cómo se detiene el reloj
La prescripción se interrumpe con una reclamación por escrito en la que quede clara la voluntad de cobrar la deuda. Un correo electrónico o un mensaje por WhatsApp pueden servir, pero lo más seguro es un medio fehaciente, como el burofax con acuse de recibo y certificación de contenido, el correo electrónico certificado o el requerimiento notarial. Las reclamaciones verbales, en cambio, no dejan prueba suficiente y no interrumpen la prescripción.
Las vías para reclamar la deuda
El camino habitual de reclamación suele tener dos o tres pasos, como indicamos a continuación:
- Reclamación extrajudicial. Un burofax o comunicación fehaciente de reclamación enviado por la propia empresa, y firmado por su administrador, interrumpe la prescripción y deja patente la voluntad de reclamar, sin la aparente «agresividad» que puede desprenderse si se inicia directamente la reclamación a través de un MASC. No obstante, no queremos dejar de indicar que, si esta reclamación inicial la realiza un despacho de abogados, a menudo acelera el pago o provoca como mínimo una respuesta del deudor, aunque sea para gestionar o negociar el pago.
- MASC (medio adecuado de solución de controversias). A raíz de la nueva normativa que entró en vigor en abril de 2025, antes de presentar una demanda civil de reclamación es necesario haber intentado obligatoriamente una vía previa para solucionar el conflicto, que puede consistir en distintos métodos: conciliación, mediación, negociación, oferta vinculante o arbitraje. Es un requisito de procedibilidad en la mayoría de los casos para poder demandar (existen excepciones que la ley establece para determinados supuestos), y en la demanda debe acreditarse que se ha llevado a cabo un MASC que muestre una voluntad real de alcanzar un acuerdo.
- Reclamación judicial. Si el MASC no prospera, queda abierta la vía judicial para reclamar la cantidad debida, ya sea a través del procedimiento monitorio, ya sea a través del juicio ordinario o verbal, en función de la cuantía reclamada.
No dejar que la deuda se acumule
La segunda regla es no dejar que la deuda se acumule y alcance un gran volumen. Y no solo en lo que respecta a la morosidad global, cuando son muchos los clientes que no pagan, sino también, y muy especialmente, cuando una parte importante de la deuda se concentra en pocos clientes.
Esta concentración a menudo es un síntoma de que esos clientes tienen dificultades reales y de que quizá no podrán pagar porque se encuentran en situación de insolvencia, y entonces es probable que esa deuda no se cobre nunca, o solo en una parte muy pequeña.
En estos supuestos habrá que valorar la procedencia de suspender la prestación del servicio o, incluso, resolver el contrato y reclamar el pago, para evitar que el importe crezca.
Reducir parcialmente la pérdida: recuperar el IVA de las facturas impagadas
Cuando una factura no se cobra, a menudo la empresa ya ha ingresado en Hacienda el IVA que figuraba en ella. Para reducir la pérdida, aunque sea momentánea, que genera el impago de las facturas, la ley permite recuperar el IVA si el crédito se considera incobrable, pero deben cumplirse unos requisitos estrictos de tiempo y de forma:
- Tiempo de espera: debe haber transcurrido un año desde el devengo del impuesto sin cobrar. Las empresas con un volumen de operaciones inferior a 6.010.121,04 € pueden optar por un plazo de seis meses.
- Reclamación previa: debe haberse reclamado el cobro de forma fehaciente, ya sea mediante burofax, requerimiento notarial o cualquier otro medio que acredite la reclamación de manera fehaciente, o bien judicialmente.
- Plazo para actuar: la factura rectificativa debe emitirse en los seis meses siguientes al final de dicho periodo de espera, y comunicarse a la Agencia Tributaria en el plazo de un mes desde su emisión.
Hay que tener en cuenta que no puede recuperarse el IVA de los créditos garantizados o asegurados (en la parte cubierta), de los créditos entre personas o empresas vinculadas ni, en general, de las deudas de entes públicos.
Por último, si finalmente se llegara a cobrar el importe íntegro de la factura, habría que emitir una nueva factura rectificativa y volver a declarar el IVA.
Si no se cumplen los requisitos formales y temporales indicados, se pierde definitivamente la posibilidad de recuperar el IVA.
2)La deuda propia y la responsabilidad del administrador
La morosidad a menudo tiene un efecto en cadena: quien no cobra acaba sin poder pagar. Y una deuda no gestionada puede poner en riesgo no solo a la sociedad, sino también el patrimonio personal de su administrador.
El primer paso es analizar qué tipo de deuda existe (pública o privada) y qué antigüedad tiene, para poder gestionar o negociar su pago, y tener presentes las consecuencias que pueden derivarse en uno y otro caso.
Deuda con Hacienda o la Seguridad Social. Si la empresa no puede pagar un impuesto o una cotización, lo que conviene es solicitar su aplazamiento o fraccionamiento. No hacer nada puede llevar a la Administración a derivar la responsabilidad de la deuda al administrador por vía administrativa (incluso con independencia de que la empresa haya instado el concurso de acreedores), así como puede hacer entrar en juego la causa de culpabilidad del concurso de acreedores por retraso en la solicitud del concurso (si se han producido impagos durante más de tres meses de las obligaciones tributarias o de las cuotas de la Seguridad Social).
Deuda con proveedores y otros acreedores. Los acreedores pueden reclamar judicialmente y, si concurren determinadas circunstancias previstas especialmente en la Ley de Sociedades de Capital, pueden intentar extender la reclamación al administrador por mala gestión o incumplimiento de los deberes propios de su cargo. Es importante, por tanto, intentar alcanzar acuerdos que permitan gestionar las deudas y ayuden a superar la eventual tensión de tesorería que pueda presentar la empresa.
Riesgo de concurso de acreedores. Cuando la empresa ya no puede atender regularmente sus pagos, el administrador tiene la obligación de solicitar el concurso en el plazo de dos meses. Si no lo hace, los acreedores, en determinados supuestos, podrían instar un concurso de acreedores necesario y, si el concurso se declara culpable, el administrador puede tener que responder con su patrimonio personal.
Riesgo penal. Hay que tener muy presente que, en función de determinadas circunstancias, tener una deuda con Hacienda superior a 120.000 €, o con la Seguridad Social superior a 50.000 €, podría incluso ser constitutivo de delito. No ocurre en todos los casos de impago, pero sí sitúa al administrador en una clara situación de riesgo.
Señales de alerta en el balance
Hay situaciones contables que son verdaderas señales de alerta, que la empresa y su administrador deben tener presentes, puesto que, si no se corrigen, pueden hacer responsable al administrador de determinadas deudas de la sociedad:
- Fondos propios negativos.
- Capital social por debajo del mínimo legal (3.000 € en una sociedad limitada).
- Pérdidas que dejan el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social.
Ante estos escenarios hay que actuar y restablecer el equilibrio. Si se trata de una tensión puntual de tesorería, las opciones pasan por reestructurar la deuda o por operaciones societarias como aportaciones o ampliaciones de capital. Si la insolvencia es irreversible, la vía adecuada es el concurso de acreedores.
No presentar las cuentas anuales también tiene consecuencias: comporta sanciones, el cierre de la hoja registral de la sociedad y, en caso de concurso, es un indicio que, si bien se prevé como una presunción que admite prueba en contrario, podría ser determinante para que se declare culpable.
Conclusión
Reclamar a tiempo protege la tesorería, permite recuperar el IVA adelantado y evita que los problemas de cobro acaben convirtiéndose en un riesgo para el administrador. La clave es actuar pronto y dejar constancia de cada paso.
Desde addwill podemos acompañarles en todo el proceso, tanto en la reclamación de deudas como en la gestión de la deuda propia y en la protección de la posición del administrador. Ante cualquier cuestión, no duden en consultarnos.
Autora:
Núria Flaquer Molinas
Socia, Departamento Procesal, addwill