Indicadores clave de negocio y cuáles son las mejores prácticas en el control de gestión del sector de alojamiento
El sector turístico es uno de los principales motores de la economía en muchas partes del mundo. El éxito de cualquier empresa turística depende de una gestión adecuada de sus finanzas. En particular, tanto el sector hotelero, como el sector de apartamentos turísticos, necesitan llevar un adecuado control de gestión financiero para asegurarse de que están operando de manera eficiente y rentable.
En este artículo, exploraremos qué significa realizar un adecuado control de gestión financiero para empresas del sector turístico, y describiremos algunos de los indicadores clave que deben ser monitorizados.
Para organizar un adecuado control de gestión financiero debemos analizar profundamente los siguientes aspectos:
1.- Identificación de los indicadores clave de gestión del negocio
2.- Elaboración digital y automatizada de un cuadro de mando de los indicadores clave
3.- Planificación y gestión presupuestaria
4.- Toma de decisiones estratégicas
Identificación de los indicadores clave de gestión del negocio
Una de las claves para gestionar de forma estructurada es tener un cuadro de mandos completo en el que se midan los indicadores claves de gestión. Son los llamados Key Performance Indicators (KPI). Los KPI más comunes del sector de alojamiento turístico son los siguientes:
- Índice de Ocupación: Habitaciones ocupadas / Habitaciones disponibles en un determinado periodo de tiempo
- Precio Medio por Habitación: Ingresos totales / Habitaciones ocupadas
- Revpar (Ingreso por Habitación Disponible): Ingresos totales / Habitaciones disponibles
Estas tres ratios anteriores se pueden analizar teniendo en cuenta los ingresos realizados o también las reservas realizadas a cualquier fecha, comparando con las reservas a la misma fecha de años anteriores.
- Diferentes ratios de coste por habitación ocupada. Los costes más importantes a analizar son los costes que habitualmente se externalizan (Lavandería, Limpieza de habitaciones) o incluso los costes de suministros.
- Promedio de Días de Estancia: A mayores días de estancia promedio, se generan algunas reducciones de coste, como por ejemplo los costes de check-in o check-out, servicios de lavandería diarios, u otros.
- % Reservas Fuera de Operadores en Internet: Se debería buscar un equilibrio entre la dependencia de los gigantes de reserva en línea y las reservas directas. Mantener un porcentaje saludable de reservas directas puede significar mayores márgenes de beneficio.
- Precio Mínimo de Venta por Habitación: Es importante saber cuáles son los costes variables que tiene un hotel al entrar un cliente, ya que ese será el precio mínimo a ofrecer. Aplicar este precio mínimo puede llenar habitaciones en épocas de menor demanda. Pero cuidado, establecer un precio demasiado bajo puede afectar la percepción de calidad.
- Cuenta de Resultados Analítica por Finca o por División: En caso de tener diferentes ubicaciones o diferentes unidades de negocio, es clave saber la aportación a la rentabilidad de cada una. En muchos hoteles, coexisten diferentes actividades, como restauración, cafetería, spa, masajes, guardería, etc. En esos casos, es importante contabilizar analíticamente para saber los ingresos y costes de cada unidad de negocio y gestionar su rentabilidad.
- Pick-up: Se llama Pick-up a las reservas obtenidas hasta una fecha determinada, independientemente de la fecha de check-in. Se podría analizar la cifra de reservas en cuanto a ingresos comparado con la misma fecha del año anterior o también sus ratios que la componen, como el índice de ocupación o el precio medio. Con ello, se obtiene un resultado muy claro de la efectividad de nuestro departamento comercial – marketing – revenue.
Elaboración digital y automatizada del cuadro de mando de los indicadores clave
La evaluación de estos indicadores y el análisis de su evolución durante un tiempo, nos permite conocer el rendimiento real de la empresa y detectar posibles desviaciones o áreas de mejora. Así, se facilita la toma de decisiones y la adopción de medidas que corrijan estas desviaciones.
Consideramos que disponer de un cuadro de mando con los citados KPI’s, es una ventaja competitiva clave. Pero el realizar estos informes no puede suponer una ingente cantidad de tiempo y esfuerzo. Existen hoy en día herramientas digitales de generación de informes que se conectan directamente a las bases de datos de los sistemas transaccionales y que automatizan todos los indicadores clave de gestión para tener acceso en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Existen herramientas tanto para grandes empresas, como SAP Business Objects, Oracle BI, o para medianas empresas como Tableau, Power Bi, Zoho, Looker u otros.
No dude en consultar al departamento de Control de Gestión de Addwill para asesorarles en la implantación de estas herramientas y en la definición de los indicadores clave de gestión de su negocio.
Planificación y gestión presupuestaria
Una vez tengamos un buen cuadro de mando, hemos puesto unas bases sólidas para hacer un buen control de gestión. Pero falta una parte muy importante; el futuro. Un control de gestión adecuado necesita no sólo de análisis de los resultados obtenidos, sino también de una visión a 12 meses a futuro. Un buen controller o director financiero necesita dominar la cuenta de resultados y la tesorería a futuro de cualquier negocio.
A finales de cada año se deberá realizar un Presupuesto de Cuenta de Resultados y de Tesorería para el año siguiente, teniendo en cuenta el Plan Estratégico a 3-5 años (si lo hubiera), y las novedades y proyectos de mejora que se marquen.
Este presupuesto se deberá desglosar para definir objetivos claros y realistas a cada unidad de negocio y detallado para cada uno de las ratios que hemos considerado como indicadores clave del negocio.
A medida que avance el ejercicio, se analizarán las desviaciones, cuáles son sus causas y se tomarán decisiones. En base a la realidad y a las decisiones tomadas, deberemos elaborar estimaciones de cierre (mensual o trimestral) para analizar cómo la evolución real impacta en la rentabilidad y la sostenibilidad financiera de la empresa. Cada mes, se deberá obtener una visión clara de qué rentabilidad se obtendrá a final de año y de qué tesorería se dispondrá.
En el sector turístico hotelero, y en el caso de aquellas destinaciones estacionales, es mucho más importante este análisis previsional a 12 meses, ya que se deberá hacer previsiones de tesorería para poder cubrir el periodo en que haya una bajada de actividad, normalmente deficitario, para dotar de los recursos necesarios a tiempo.
Toma de decisiones estratégicas
A medida que la organización se acostumbra a tener la información financiera y no financiera disponible, el cuadro directivo de la organización podrá obtener conclusiones de rentabilidad y sostenibilidad financiera, y por tanto, podrá tener la información suficiente para tomar decisiones estratégicas. Sabiendo qué rentabilidad ofrece cada negocio y la situación financiera en cada momento, se podrán tomar decisiones tales como la apertura de nuevos establecimientos, la ampliación de la oferta, la inversión en nuevas tecnologías o la adopción de medidas para mejorar la satisfacción del cliente. Contar con información relevante y actualizada puede resultar clave para la toma de decisiones informadas y efectivas.
Desde Addwill, ¿cómo os podemos ayudar?
En base a la experiencia de nuestros profesionales en el sector hotelero y de alojamiento turístico, nuestras áreas de conocimiento son las siguientes:
- Identificación de indicadores de gestión clave.
- Implantación de cuadros de mando totalmente automatizados.
- Implantación de un adecuado marco de control de gestión.
- Elaboración de proyectos de viabilidad, presupuestos, tesorería previsional.
- Seguimiento y reporting contable y financiero. Análisis de desviaciones y ayuda en la toma de decisiones.
- Participación en la toma de decisiones estratégica.
Esperamos que este artículo os haya sido de utilidad y que haya clarificado cuáles son las mejores prácticas para realizar un adecuado control de gestión en empresas del sector de alojamiento turístico.
Si deseáis contactar con nosotros para profundizar en alguno de estos aspectos, podéis hacerlo directamente en nuestras oficinas (a la atención de David Andreu – 932385008) o por email info@addwill.eu.