Indicadors clau de negoci i quines són les millors pràctiques en el control de gestió del sector d’allotjament
El sector turístic és un dels principals motors de l’economia en moltes parts del món. L’èxit de qualsevol empresa turística depèn d’una gestió adequada de les seves finances. En particular, tant el sector hoteler com el sector d’apartaments turístics necessiten dur a terme un adequat control de gestió financer per assegurar-se que estan operant de manera eficient i rendible.
En aquest article, explorarem què significa realitzar un adequat control de gestió financer per a empreses del sector turístic i descriurem alguns dels indicadors clau que han de ser monitoritzats.
Per organitzar un adequat control de gestió financer, hem d’analitzar profundament els següents aspectes:
1.- Identificació dels indicadors clau de gestió del negoci
2.- Elaboració digital i automatitzada d’un quadre de comandament dels indicadors clau
3.- Planificació i gestió pressupostària
4.- Presa de decisions estratègiques
Identificació dels indicadors clau de gestió del negoci
Una de les claus per gestionar de forma estructurada és tenir un quadre de comandaments complet en el qual es mesurin els indicadors clau de gestió. Són els anomenats Key Performance Indicators (KPI). Els KPI més comuns del sector d’allotjament turístic són els següents:
- Índex d’Ocupació: Habitacions ocupades / Habitacions disponibles en un determinat període de temps
- Preu Mitjà per Habitació: Ingressos totals / Habitacions ocupades
- Revpar (Ingrés per Habitació Disponible): Ingressos totals / Habitacions disponibles
Aquestes tres ràtios anteriors es poden analitzar tenint en compte els ingressos realitzats o també les reserves realitzades en qualsevol data, comparant amb les reserves a la mateixa data d’anys anteriors.
- Diferents ràtios de cost per habitació ocupada. Els costos més importants a analitzar són els costos que habitualment s’externalitzen (Bugaderia, Neteja d’habitacions) o fins i tot els costos de subministraments.
- Mitjana de Dies d’Estada: A més dies d’estada mitjana, es generen algunes reduccions de cost, com ara els costos de check-in o check-out, serveis de bugaderia diaris, o altres.
- % Reserves Fora d’Operadors a Internet: S’hauria de buscar un equilibri entre la dependència dels gegants de reserva en línia i les reserves directes. Mantenir un percentatge saludable de reserves directes pot significar marges de benefici més alts.
- Preu Mínim de Venda per Habitació: És important saber quins són els costos variables que té un hotel en entrar un client, ja que aquest serà el preu mínim a oferir. Aplicar aquest preu mínim pot omplir habitacions en èpoques de menor demanda. Però compte, establir un preu massa baix pot afectar la percepció de qualitat.
- Compte de Resultats Analítica per Finca o per Divisió: En cas de tenir diferents ubicacions o diferents unitats de negoci, és clau saber l’aportació a la rendibilitat de cadascuna. En molts hotels, coexisteixen diferents activitats, com ara restauració, cafeteria, spa, massatges, guarderia, etc. En aquests casos, és important comptabilitzar analíticament per saber els ingressos i costos de cada unitat de negoci i gestionar-ne la rendibilitat.
- Pick-up: Es diu Pick-up a les reserves obtingudes fins a una data determinada, independentment de la data de check-in. Es podria analitzar la xifra de reserves en quant a ingressos comparat amb la mateixa data de l’any anterior o també els seus ratis que la componen, com ara l’índex d’ocupació o el preu mitjà. Amb això, s’obté un resultat molt clar de l’efectivitat del nostre departament comercial – marketing – revenue.
Elaboració digital i automatitzada del quadre de comandament dels indicadors clau
L’avaluació d’aquests indicadors i l’anàlisi de la seva evolució al llarg del temps ens permet conèixer el rendiment real de l’empresa i detectar possibles desviacions o àrees de millora. Així, es facilita la presa de decisions i l’adopció de mesures que corregeixin aquestes desviacions.
Considerem que disposar d’un quadre de comandament amb els esmentats KPI és una avantatge competitiu clau. Però la realització d’aquests informes no pot suposar una ingent quantitat de temps i esforç. Hi ha avui en dia eines digitals de generació d’informes que es connecten directament a les bases de dades dels sistemes transaccionals i que automatitzen tots els indicadors clau de gestió per tenir accés en qualsevol moment i des de qualsevol dispositiu. Hi ha eines tant per a grans empreses, com SAP Business Objects, Oracle BI, o per a mitjanes empreses com Tableau, Power Bi, Zoho, Looker o altres.
No dubteu a consultar al departament de Control de Gestió d’Addwill per assessorar-vos en la implantació d’aquestes eines i en la definició dels indicadors clau de gestió del vostre negoci.
Planificació i gestió pressupostària
Un cop tinguem un bon quadre de comandament, hem posat unes bases sòlides per fer un bon control de gestió. Però falta una part molt important; el futur. Un control de gestió adequat necessita no només d’anàlisi dels resultats obtinguts, sinó també d’una visió a 12 mesos cap al futur. Un bon controller o director financer ha de dominar el compte de resultats i la tresoreria a futur de qualsevol negoci.
A finals de cada any, es deurà realitzar un Pressupost de Compte de Resultats i de Tresoreria per l’any següent, tenint en compte el Pla Estratègic a 3-5 anys (si n’hi hagués), i les novetats i projectes de millora que es marquin.
Aquest pressupost s’haurà de desglossar per definir objectius clars i realistes per a cada unitat de negoci i detallat per a cadascun dels ratis que hem considerat com indicadors clau del negoci.
A mesura que avanci l’exercici, s’analitzaran les desviacions, quines són les seves causes i es prendran decisions. Basant-se en la realitat i en les decisions preses, s’hauran d’elaborar estimacions de tancament (mensual o trimestral) per analitzar com l’evolució real impacta en la rendibilitat i la sostenibilitat financera de l’empresa. Cada mes, es deurà obtenir una visió clara de quina rendibilitat s’obtindrà al final de l’any i de quina tresoreria es disposarà.
En el sector turístic hoteler, i en el cas d’aquelles destinacions estacionals, és molt més important aquest anàlisi previsonal a 12 mesos, ja que s’hauran de fer previsions de tresoreria per poder cobrir el període en què hi hagi una baixada d’activitat, normalment deficitari, per dotar dels recursos necessaris a temps.
Presa de decisions estratègiques
A mesura que l’organització s’acostuma a tenir la informació financera i no financera disponible, el quadre directiu de l’organització podrà obtenir conclusions de rendibilitat i sostenibilitat financera, i per tant, podrà tenir la informació suficient per prendre decisions estratègiques. Sabent quina rendibilitat ofereix cada negoci i la situació financera en cada moment, es podran prendre decisions com ara l’obertura de nous establiments, l’ampliació de l’oferta, la inversió en noves tecnologies o l’adopció de mesures per millorar la satisfacció del client. Comptar amb informació rellevant i actualitzada pot resultar clau per a la presa de decisions informades i efectives.
Des d’Addwill, com us podem ajudar?
Basant-nos en l’experiència dels nostres professionals en el sector hoteler i d’allotjament turístic, les nostres àrees de coneixement són les següents:
- Identificació d’indicadors de gestió clau.
- Implantació de quadres de comandament totalment automatitzats.
- Implantació d’un adequat marc de control de gestió.
- Elaboració de projectes de viabilitat, pressupostos, tresoreria previsional.
- Seguiment i reporting comptable i financer. Anàlisi de desviacions i ajuda en la presa de decisions.
- Participació en la presa de decisions estratègica.
Esperem que aquest article us hagi estat d’utilitat i que hagi clarificat quines són les millors pràctiques per realitzar un adequat control de gestió en empreses del sector d’allotjament turístic.
Si desitgeu contactar amb nosaltres per aprofundir en algun d’aquests aspectes, podeu fer-ho directament a les nostres oficines (a l’atenció de David Andreu – 932385008) o per correu electrònic info@addwill.eu.