La majoria d’empresaris saben que el bon funcionament d’una empresa depèn, en bona mesura, de l’equilibri entre el que cobra i el que paga. Quan aquest equilibri es trenca, el primer que es ressent és la tresoreria, de manera que ens podem trobar en la situació que una empresa sigui rendible sobre el paper i, alhora, no tingui liquiditat per atendre els seus pagaments. Si la manca de liquiditat es fa persistent, l’empresa pot arribar a una situació d’insolvència, amb la possible concurrència de l’obligació de sol·licitar el concurs de creditors i amb riscos directes per a l’administrador.
Per això és essencial tenir un bon control tant del que l’empresa ha de cobrar com del que ha de pagar, de manera que en aquest article farem referència a uns quants elements bàsics que poden ajudar a dur a terme l’esmentat control d’una manera més eficaç.
1.Cobrar a temps: per què el control de la morositat és clau per a l’empresa i per a l’administrador
Una factura que no es cobra no és només un forat a la tresoreria: és un dret que pot prescriure, un IVA avançat a Hisenda que es pot arribar a perdre i, de vegades, el primer pas cap a un risc personal per a l’administrador.
A la pràctica, molts impagaments es deixen estar per no tensar la relació amb el client o perquè «sempre ha acabat pagant», o, fins i tot, per no invertir més temps i recursos en reclamar imports que no tenen molta entitat. Però el cert és que tot suma i, més sovint del que voldríem, els deutors no fan esforços per pagar si no se’ls reclama formalment el deute. A més, el pas del temps juga sempre a favor del deutor.
El temps juga en contra: la prescripció
La primera regla a aplicar és no deixar passar el temps sense fer una reclamació formal del deute, atès que el dret a reclamar està subjecte a uns terminis, passats els quals es produeix la prescripció i ja no es podrà reclamar.
A Catalunya, el Codi civil català fixa un termini general de 10 anys en la reclamació dels drets derivats d’una relació contractual, però hi ha obligacions que prescriuen en només 3 anys:
- Els pagaments periòdics que s’han de fer per anys o per terminis més breus (quotes, lloguers, subministraments).
- La remuneració per serveis prestats i per obres executades.
- El cobrament del preu en les vendes al consum.
- Les reclamacions per danys no derivats d’un contracte.
Fora de Catalunya s’aplica el Codi civil estatal, amb terminis diferents; per això cal tenir present quina normativa resulta aplicable en les relacions contractuals que mantenim amb els nostres clients, per poder aplicar correctament els terminis de prescripció.
Com s’atura el rellotge
La prescripció s’interromp amb una reclamació per escrit en què quedi clara la voluntat de cobrar el deute. Un correu electrònic o un missatge per WhatsApp poden servir, però el més segur és un mitjà fefaent, com el burofax amb acusament de rebut i certificat de contingut, el correu electrònic certificat o el requeriment notarial. Les reclamacions verbals, en canvi, no deixen prova suficient i no interrompen la prescripció.
Les vies per reclamar el deute
El camí habitual de reclamació sol tenir dos o tres passos, com indiquem a continuació:
- Reclamació extrajudicial. Un burofax o comunicació fefaent de reclamació enviat per la pròpia empresa, i signat pel seu administrador, interromp la prescripció i deixa palesa la voluntat de reclamar, sense l’aparent “agressivitat” que pot desprendre’s si s’inicia directament la reclamació a través d’un MASC. No obstant això, no volem deixar d’indicar que si aquesta reclamació inicial la fa un despatx d’advocats, sovint accelera el pagament o provoca com a mínim una resposta del deutor, encara que sigui per gestionar o negociar el pagament.
- MASC (mètode adequat de solució de controvèrsies). Arran de la nova normativa que va entrar en vigor al mes d’abril de 2025, abans de presentar una demanda civil de reclamació cal haver intentat obligatòriament una via prèvia per a solucionar el conflicte, la qual pot consistir en diferents mètodes: conciliació, mediació, negociació, oferta vinculant o arbitratge. És un requisit de procedibilitat en la majoria de casos per poder demandar (hi ha excepcions que la llei estableix per a determinats supòsits), i a la demanda s’ha d’acreditar que s’ha dut a terme un MASC, que mostri una voluntat real d’arribar a un acord.
- Reclamació judicial. Si el MASC no prospera, queda oberta la via judicial per reclamar la quantitat deguda, ja sigui a través del procediment monitori, ja sigui a través del procediment ordinari o verbal, en funció de la quantia reclamada.
No deixar que el deute s’acumuli
La segona regla és no deixar que el deute s’acumuli i assoleixi un gran volum. I no només pel que fa a la morositat global, quan són molts els clients que no paguen, sinó també, i molt especialment, quan una part important del deute es concentra en pocs clients.
Aquesta concentració sovint és un símptoma que aquests clients tenen dificultats reals i que potser no podran pagar perquè es troben en situació d’insolvència, i aleshores és probable que aquest deute no es cobri mai, o només en una part molt petita.
En aquests supòsits caldrà valorar la procedència d’aturar la prestació del servei o, fins i tot, resoldre el contracte i reclamar el pagament, per evitar que l’import creixi.
Disminuir la pèrdua parcialment: recuperar l’IVA de les factures impagades
Quan una factura no es cobra, sovint l’empresa ja ha ingressat a Hisenda l’IVA que hi constava. Per tal de disminuir la pèrdua, encara que sigui momentània, que genera l’impagament de les factures, la llei permet recuperar l’IVA si el crèdit es considera incobrable, però cal complir amb uns requisits estrictes de temps i de forma:
- Temps d’espera: ha d’haver passat un any des de la meritació de l’impost sense cobrar. Les empreses amb un volum d’operacions inferior a 6.010.121,04 € poden optar per un termini de sis mesos.
- Reclamació prèvia: cal haver reclamat el cobrament de forma fefaent, ja sigui mitjançant burofax, requeriment notarial, o per un altre mitjà que acrediti la reclamació de manera fefaent, o bé judicialment.
- Termini per actuar: la factura rectificativa s’ha d’emetre en els sis mesos següents a la fi d’aquest període d’espera, i comunicar-se a l’Agència Tributària en el termini d’un mes des de la seva emissió.
Cal tenir en compte que no es pot recuperar l’IVA dels crèdits garantits o assegurats (en la part coberta), dels crèdits entre persones o empreses vinculades ni, en general, dels deutes d’ens públics.
Per últim, si finalment s’arribés a cobrar l’import íntegre de la factura, caldria emetre una nova factura rectificativa i tornar a declarar l’IVA.
Si no es compleixen els requisits formals i temporals indicats, es perd definitivament la possibilitat de recuperar l’IVA.
2)El deute propi i la responsabilitat de l’administrador
La morositat sovint té un efecte en cadena: qui no cobra, acaba no podent pagar. I un deute no gestionat pot posar en risc no només la societat, sinó també el patrimoni personal del seu administrador.
El primer pas és analitzar quin tipus de deute hi ha (públic o privat) i quina antiguitat té, per tal de poder gestionar o negociar el seu pagament, i tenir presents les conseqüències que es poden derivar en un i altre cas.
Deute amb Hisenda o la Seguretat Social. Si l’empresa no pot pagar un impost o una cotització, el que convé és demanar-ne l’ajornament o el fraccionament. No fer res pot portar l’Administració a derivar la responsabilitat del deute a l’administrador per via administrativa (fins i tot amb independència que l’empresa hagi instat el concurs de creditors), així com pot fer entrar en joc la causa de culpabilitat del concurs de creditors per retard en la presentació del concurs (si s’han produït impagaments durant més de tres mesos de les obligacions tributàries o quotes de la Seguretat Social).
Deute amb proveïdors i altres creditors. Els creditors poden reclamar judicialment i, si concorren determinades circumstàncies previstes especialment a la Llei de societats de capital, poden intentar estendre la reclamació a l’administrador per mala gestió o incompliment dels deures propis del seu càrrec. És important, per tant, mirar d’arribar a acords que permetin gestionar els deutes i ajudin a superar l’eventual tensió de tresoreria que pugui presentar l’empresa.
Risc de concurs de creditors. Quan l’empresa ja no pot atendre regularment els seus pagaments, l’administrador té l’obligació de sol·licitar el concurs en un termini de dos mesos. Si no ho fa, els creditors, en determinats supòsits, podrien instar un concurs de creditors necessari i, si el concurs es declara culpable, l’administrador pot haver de respondre amb el seu patrimoni personal.
Risc penal. Cal tenir molt present que, en funció de determinades circumstàncies, tenir un deute amb Hisenda superior a 120.000 €, o amb la Seguretat Social superior a 50.000 €, podria fins i tot ser constitutiu de delicte. No passa en tots els casos d’impagament, però sí que situa l’administrador en una clara situació de risc.
Senyals d’alerta en el balanç
Hi ha situacions comptables que són veritables senyals d’alerta, que l’empresa i el seu administrador han de tenir presents atès que, si no es corregeixen, poden fer responsable l’administrador de determinats deutes de la societat:
- Fons propis negatius.
- Capital social per sota del mínim legal (3.000 € en una societat limitada).
- Pèrdues que deixen el patrimoni net per sota de la meitat del capital social.
Davant d’aquests escenaris cal actuar i restablir l’equilibri. Si es tracta d’una tensió puntual de tresoreria, les opcions passen per reestructurar el deute o per operacions societàries com aportacions o ampliacions de capital. Si la insolvència és irreversible, la via adequada és el concurs de creditors.
No presentar els comptes anuals també té conseqüències: comporta sancions, el tancament del full registral de la societat i, en cas de concurs, és un indici que, si bé es preveu com una presumpció que admet prova en contra, podria ser determinant perquè es declari culpable.
Conclusió
Reclamar a temps protegeix la tresoreria, permet recuperar l’IVA avançat i evita que els problemes de cobrament acabin convertint-se en un risc per a l’administrador. La clau és actuar aviat i deixar constància de cada pas.
Des d’addwill us podem acompanyar en tot el procés, tant en la reclamació de deutes com en la gestió del deute propi i en la protecció de la posició de l’administrador. En cas de qualsevol qüestió, no dubteu a consultar-nos.
Autora:
Núria Flaquer Molinas
Sòcia, Departament Processal, addwill