1- Del dipòsit dels comptes anuals relatius a exercici 2021

La millora de la situació sanitària derivada de la COVID-19, està permetent a poc a poc la tornada a la normalitat i amb això, la derogació de gran part de les mesures extraordinàries que es van adoptar en matèria societària al llarg dels anys 2020 i 2021

Així les coses, per a la presentació dels comptes anuals  relatius a l’exercici 2021, retornem als terminis ordinaris establerts a la Llei, per la qual cosa, concretament, tot aquell subjecte obligat a dipositar els comptes anuals al Registre Mercantil, s’haurà d’atendre als següents terminis i formalitats:

Formulació de comptes anuals: L’òrgan d’administració de la societat disposa d’un termini de fins a tres (3) mesos a comptar des de la data de tancament de l’exercici social per formular els comptes anuals (fins al 31 de març de 2022 per a un exercici tancat el 31 de desembre de 2021).

Tots aquells obligats que per llei o per sotmetiment voluntari haguessin designat auditor de comptes, hauran de posar-los a disposició d’aquest, per a l’elaboració en temps i forma de l’informe d’auditoria, el qual formarà part integrant dels comptes.

Aprovació de comptes anuals: Dins dels sis (6) mesos posteriors al tancament de l’exercici, i de conformitat amb el procediment disposat a la llei de societats, els comptes anuals hauran de ser sotmesos a l’aprovació de la Junta General de socis o accionistes segons correspongui (fins al 30 de juny de 2022 per a l’exercici tancat el 31 de desembre de 2021).

La Junta General de socis o accionistes, si escau, haurà de ser convocada en temps i forma segons el que disposen els estatuts socials i la Llei, no essent possible, des d’aquest exercici 2022, realitzar juntes a través de mitjans telemàtics si no és que els estatuts socials ho prevegin expressament.

Presentació de comptes anuals en el Registre Mercantil del domicili social: Després de la seva aprovació, l’òrgan d’administració disposa de fins a un (1) mes a comptar des de la data de la seva aprovació per dipositar els comptes anuals al Registre Mercantil corresponent al del domicili social de la societat (fins al 30 de juliol de 2022 a el cas que s’aprovessin en data 30 de juny de 2022).

Tots els còmputs disposats anteriorment segueixen el criteri data a data.

Com a particularitat especial, cal destacar que, tal com va succeir l’any anterior, per a la presentació dels comptes anuals relatius a l’exercici del 2021, es manté l’obligatorietat que aquestes vagin degudament acompanyats de l’anomenat “Full Covid”

Així mateix, li recordem que després de l’aprovació del Reial decret 2/2021, de 12 de gener, pel qual s’aprova el Reglament de desenvolupament de la Llei 22/2015, de 20 de juliol, d’Auditoria de Comptes, la manca de dipòsit dels comptes anuals al Registre Mercantil serà sancionat, no només amb el tancament del full registral de la societat, sinó també pecuniàriament. Pot trobar més informació al respecte a la nostra anterior publicació.

2-   De la legalització dels llibres comptables i societaris

Alhora de les obligacions disposades a l’apartat anterior, l’article 27 i concordants del Codi de Comerç, disposen que tots aquells empresaris individuals que realitzin una activitat empresarial, les societats mercantils o tots aquells subjectes que per disposició legal hagin d’estar inscrits en el Registre Mercantil, així com les fundacions i associacions, hauran de dintre dels quatre (4) mesos següents al tancament de l’exercici, presentar per a la seva legalització davant del Registre Mercantil del seu domicili social els llibres següents;

  • Llibre Diari. Art. 25 del Codi de Comerç.
  • El Llibre d’Inventaris i Comptes Anuals. Art. 25 del Codi de Comerç.
  • Llibre d’actes de la Junta General de les Juntes i dels òrgans col·legiats de la societat: S’han de recollir totes les actes de Junta General que hagi celebrat la societat al llarg de l’any. En cas que l’administració de la societat correspongui a un consell, s’haurà de legalitzar un mínim de quatre (4) actes corresponents al mínim de sessions trimestrals establertes legalment. Art. 26 del Codi de Comerç i art. 106 del Reglament del Registre Mercantil.
  • Llibre de Registre de Socis o d’Accionistes; Quedarà exceptuada i per tant no serà necessària la legalització anual dels llibres de Registre de Socis o d’Accionistes, en aquelles societats en què no s’hagin fet canvis en la situació participativa o accionarial. Art 104 i 116 de la Llei de societats de capital.
  • El llibre de Registre de Contractes en cas de Societat Unipersonal conforme a l’art. 16 de la Llei de Societats de Capital.
  • I qualssevol altres que portin els empresaris en l’àmbit de la seva activitat, art. 329 del Reglament del Registre Mercantil.

Els llibres han de ser aportats en algun dels formats electrònics acceptats pel Registre Mercantil i la seva presentació es farà exclusivament a través de mitjans telemàtics.

Des del punt de vista mercantil, a data d’avui, no s’ha establert cap tipus de règim sancionador per la manca de legalització o compliment extemporani de l’obligació de legalització dels llibres, a diferència del que passa amb la manca de dipòsit de els comptes anuals.

Sense perjudici de l’anterior, l’article 200 de la Llei General Tributària preveu com a infracció greu l’incompliment d’obligacions comptables i registrals, per la qual cosa la no-legalització dels llibres podria arribar a derivar en la imposició d’una sanció pecuniària d’entre els 150 i 300 euros. Això no obstant, a data d’avui, no es té constància de la imposició de sancions única i exclusivament motivades en la manca de prestació en temps i forma dels llibres.

A més d’això, la legalització suposa una obligació de l’empresari i/o de l’òrgan d’administració de la societat, per la qual cosa l’incompliment podria derivar en responsabilitats per a aquests. Igualment, cal destacar el valor probatori dels llibres a l’hora de defensar una postura o una operació davant de l’Agència Tributària, els tribunals o un soci dissident.

Sense un altre particular, indicar que, amb independència dels terminis referits anteriorment, es podran legalitzar extemporàniament tots aquells llibres pendents de legalització, així com, rectificar el contingut dels ja dipositats

A addwill, estem a la teva disposició si vols ampliar la informació i assessorament sobre això per part dels nostres professionals experts. Pots deixar la teva consulta aquí.